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La Differenza tra Conservazione Sostitutiva e Archiviazione Elettronica

 

Che differenza c'è tra conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica? Spesso i due termini vengono utilizzati come sinonimi, ma la differenza c'è e conoscerla è il primo passo per percorrere la strada corretta della gestione documentale.

Cos'è l'archiviazione elettronica?

L'Archiviazione elettronica è l'attività che garantisce la memorizzazione di un documento su un supporto digitale. Si tratta dunque di un processo del tutto affine all'archiviazione tradizionale cartacea con l'unica differenza della tipologia di supporto.

Cos'è la conservazione sostitutiva?

Diversamente dalla conservazione cartacea, in ambiente digitale, i criteri per una corretta conservazione documentale devono essere basati su un processo che si serve di soluzioni informatiche al fine di assicurare a lungo termine il mantenimento del valore giuridico, delle caratteristiche di integrità ed autenticità, ma anche l'accesso e la leggibilità ai documenti informatici oggetto di conservazione.

Un ulteriore distinzione va fatta per quanto riguarda:  

  • La Conservazione Digitale

  • La conservazione Sostitutiva

Con conservazione digitale intendiamo tutti i processi che permettono di conservare a norma un documento di natura digitale.

La conservazione sostitutiva invece è il processo di trasformazione di un documento cartaceo in digitale e la sua conservazione a norma. Questo processo richiede l'utilizzo di appositi strumenti per la digitalizzazione e l'autenticazione dei documenti come lo scanner e la firma digitale. 

 

 

industria 4.0

 

L'importanza della conservazione è evidente. Non si tratta “soltanto” di archiviare i documenti e renderli facilmente reperibili in caso di necessità ma di assicurare che quel documento non sia stato modificato e che sia rimasto integro, completamente fedele al momento in cui è stato validato. Per assicurare le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, in linea con quanto previsto dalla nuova formulazione dell'art. 44 del Codice dell'Amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005, così come recentemente modificato dal D.Lgs. n. 217/2017).

Quali documenti si possono conservare?

Oltre all'obbligo di conservazione previsto dalla legge per le fatture elettroniche e le ricevute fiscali, ecco gli altri documenti che è possibile conservare digitalmente a norma di legge: 

  • Libro giornale

  • Libro degli inventari

  • Scritture ausiliarie (patrimoniali, reddituali e di magazzino)

  • Registro beni ammortizzabili

  • Registri utili ai fini IVA

  • Dichiarazioni fiscali (es. dichiarazione dei redditi)

  • F23 e F24

  • Bilanci d'esercizio

 

Le Normative sull'archiviazione e la conservazione dei documenti richiedono l'utilizzo di apposite procedure informatiche come i nostri software per la gestione documentale TeamSystem DMS e TeamSystem Digital Archive.

Contattaci senza impegno, saremmo felici di presentarti più nel dettaglio le nostre soluzioni per la gestione dei tuoi documenti.

 

 

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