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DMS: Digitalizzazione aziendale dei documenti e dei processi aziendali e firma digitale

 

L'imperativo della dematerializzazione è ormai diventato un must sia per le aziende private che per la pubblica amministrazione. Se fino a poco tempo poteva sembrare difficile, ora, grazie alle nuove tecnologie hardware e software disponibili, diventare un'azienda paperless è invece  molto semplice e soprattutto vantaggioso in termini economici. Tutti i processi di gestione cartacea dei documenti sono caratterizzati da eccessiva onerosità, difficoltà di condivisione e archiviazione, mancanza di trasparenza, tempi di ricerca elevati,  possibilità di smarrimenti ed altre inefficienze. La gestione digitale non solo permette di risparmiare sul supporto cartaceo ma garantisce una maggiore efficienza e un aumento della produttività.

La digitalizzazione dei documenti e dei processi aziendali

Con dematerializzazione si intende il progressivo incremento della gestione documentale digitale, la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico in tutti gli ambiti aziendali, dal ciclo passivo alla contrattualistica, dai rapporti con i clienti alle risorse umane, dagli ordini fino alla logistica. 

A spingere a una rapida conversione digitale di tutti i documenti sono i governi stessi, impegnati a diffondere la digital trasformation che sta investendo tutti i paesi. In Italia da marzo 2015 è scattato l'obbligo di emettere fatturazione elettronica per la Pubblica Amministrazione. E dal 1 gennaio 2017 il Ministero dell'Economia e delle Finanze ha creato il Sistema di Interscambio (SDI) che diventerà, così come è accaduto con la Pubblica Amministrazione, lo strumento di veicolazione delle fatture tra fornitore e cliente anche tra privati.   

La digitalizzazione dei documenti e dei processi aziendali è ormai un imperativo, per stare a passo coi tempi e perchè  permette di dedicare meno tempo alle attività amministrative per concentrarsi su quello che è il proprio core business aziendale, aumentando al contempo competitività e redditività, affidabilità e fidelizzazione del cliente.

I vantaggi della digitalizzazione

La digitalizzazione porta con se un notevole recupero di produttività in tutti i settori dell'azienda. La semplificazione dei processi che ne consegue riduce il volume delle attività amministrative.

Nello specifico i vantaggi più immediati sono:

· Easy Access. L'accesso ai documenti è molto più rapido e immediato, perchè dal momento in cui il documento viene acquisito in versione digitale, questo diventa accessibile da qualsiasi computer o dispositivo elettronico connesso alla rete aziendale da parte dei dipendenti autorizzati all'accesso.

· Searchable Text. grazie alla creazione di una versione digitale dei contenuti, l'intero testo viene memorizzato. Quando si ha necessità di trovare tutti i file che riguardano un particolare cliente o progetto, la ricerca all'interno del database dei documenti digitali può essere fatta agevolmente attraverso la ricerca di ogni menzione o citazione del nome cliente o del progetto. Questo processo trasforma file ordinari in potenziali database di informazioni che possono essere usate a scopo di marketing, controllo e gestione.

Per non parlare dei vantaggi economici. Digitalizzando le informazioni aziendali, le statistiche dicono che si ottiene una percentuale di risparmio quantificabile tra il 5 e il 20% del fatturato. 

 

PDCA process

 

DMS - Il software di archiviazione documentale: come facilitare l'operatività quotidiana di ogni area aziendale 

Il primo passo per la digitalizzazione è l'introduzione di un software DMS,  Document Management System, con l'obiettivo di eliminare le inefficienze riguardanti la gestione dei documenti. Tutte le aziende che offrono prodotti o servizi anche se hanno uno staff super qualificato, hanno un calo fisiologico della produttività se il personale passa troppo tempo a tentare di recuperare i documenti di cui ha bisogno, sia dentro che fuori dal luogo di lavoro.

Gli strumenti che offre un DMS permettono di spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e cartaceo. Tutti i file di testo, tabelle, immagini, video, file audio, qualsiasi contenuto può essere indicizzato secondo determinati algoritmi. 

Grazie a un DMS, una volta registrato il documento, è possibile seguire tutto il suo ciclo di vita, dalla nascita alla distruzione fino a ricostruire correlazioni con altre pratiche. E' anche possibile definire la privacy dei documenti più delicati garantendo l'accesso solo a determinate persone o gruppi di lavoro. Il documento potrà essere sempre letto, rivisto, riscritto e vi si potrà inserire la firma digitale a norma di legge.

Conservazione digitale a norma e firma digitale 

La conservazione digitale a norma è un processo fondamentale per qualsiasi azienda perchè permette di assicurare nel tempo la piena validità legale a un documento informatico, conferendo a quest'ultimo un'efficacia giuridica equivalente a quella tradizionalmente riconosciuta al documento cartaceo. Questo processo viene spesso confuso con la fatturazione elettronica. Sono concetti legati tra loro ma sono in realtà complementari: la conservazione digitale non riguarda, infatti, solo le fatture elettroniche, ma tutta la documentazione aziendale.

Grazie alla funzione di apposizione della firma digitale, gestita tramite DMS, e della marca temporale, si può digitalizzare qualsiasi tipo di documento aziendale rilevante ai fini civilistici e fiscali e renderlo immodificabile, non deteriorabile e disponibile nel tempo nella sua autenticità.

Tutti questi interessanti argomenti verranno affrontati nell'evento del 17 ottobre dal titolo SOFTWARE DI GESTIONE DOCUMENTALE LA DIGITALIZZAZIONE DELLE INFORMAZIONI E DEI PROCESSI AZIENDALI. Vi aspettiamo! 

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