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Conservazione delle fatture elettroniche

Come si conservano le fatture digitali?

 

Dal 1° gennaio 2019 sarà obbligatoria la fatturazione elettronica: il documento elettronico dovrà quindi essere in formato XML e dovrà essere inviato e ricevuto tramite il SDI (Sistema Di Interscambio), gestito dall'Agenzia delle Entrate. La fattura elettronica dovrà essere conservata a norma per almeno 10 anni, sia da chi la emette sia da chi la riceve. Non basta memorizzare il file sul proprio pc: è necessario seguire un processo regolamentato tecnicamente dal Codice dell'amministrazione digitale.

 

La conservazione delle fatture elettroniche porterà numerosi vantaggi per le imprese, tra i quali:

• La riduzione del lavoro manuale, oltre all'eliminazione del tempo dedicato ad archiviazione e ricerche;

• Un cospicuo risparmio sui costi di stampa, spedizione e conservazione documenti;

• L'eliminazione del consumo di carta, vantaggiosa sia a livello di costi sia per quanto riguarda la Digital Transformation

 

I vantaggi della dematerializzazione si estendono a tutte le tipologie di documento, oltre alla fattura elettronica.

 

Dematerializzazione e gestione documentale

Considerata come un incremento progressivo della gestione informatizzata dei documenti, la dematerializzazione è intesa come un processo utile a convertire un documento dal formato cartaceo a quello digitale.

Grazie a questo processo di innovazione tecnologica, è possibile rendere disponibile su qualsiasi device informatico tutto ciò che serve per lo svolgimento del lavoro d'ufficio. Con l'avvento del riconoscimento della validità giuridica del documento informatico, la dematerializzazione è ormai realtà.

La dematerializzazione obbligatoria delle fatture e la conseguente conservazione digitale si pone come un processo qualificante di efficienza: la fatturazione elettronica apporterà numerosi vantaggi, tra i quali la suddetta riduzione dei costi (eliminazione del consumo di carta, eliminazione dei costi per gli spazi occupati per l'archiviazione e per la distribuzione delle fatture), la velocizzazione del processo di contabilizzazione e una maggiore integrazione e comunicazione tra le varie aree aziendali.

 

faturazione elettronica

 

Non solo fatture: la gestione documentale è la soluzione da introdurre per dematerializzare e correlare tutti i documenti di tutte le aree aziendali adottando una soluzione ampia e completa.

Sono stati effettuati diversi studi sul dispendio di denaro e di energie relativo alla documentazione tradizionale. Ciò che emerge da questi studi è proprio lo spreco di tempo, risorse e denaro: la maggioranza dei documenti non viene riutilizzata, altri vengono copiati diverse volte e altri ancora vengono smarriti.

Si pensi che ogni anno, in Italia, vengono stampati non meno di 100 miliardi di pagine, delle quali una buona percentuale rimane inutilizzata (quasi il 20%). Il costo complessivo di questa operazione? Circa 300 milioni di euro l'anno. Il 40% del tempo trascorso in azienda, inoltre, è dedicato proprio alle operazioni di archiviazione, stampa, spedizione e trasporto.

Grazie alla dematerializzazione, è quindi possibile ridurre le spese generali relative ai documenti cartacei. Vi sono anche costi non contabilizzati, che fanno riferimento alle risorse umane impiegate per queste operazioni; un altro aspetto da considerare è la tutela dell'ambiente: in termini di spreco e smaltimento dei rifiuti, il nostro ambiente potrà solo che giovarne.

 

Ma qual è la situazione italiana circa la dematerializzazione?

In Italia, la dematerializzazione è una realtà da diverso tempo: già nel 2013 era stata recepita la Direttiva IVA 2010/45/UE riguardante la fatturazione elettronica. Nel 2017, è stato messo a disposizione dal Ministero dell'Economia e delle Finanze il Sistema di Interscambio, strumento per veicolare le fatture tra fornitori e clienti.

Dal 1° gennaio, l'Italia sarà la prima ad attuare l'obbligo di fatturazione elettronica sia in ambito B2B che B2C.

La dematerializzazione è quindi ormai realtà e non resta che adeguarci per rimanere al passo con i tempi: per applicarla in modo ottimale, è necessario adottare una soluzione completa come il Sistema di Conservazione Cloud offerto da TeamSystem.

 

Sistema di Conservazione Cloud TeamSystem (CCT)

 

Il Sistema di Conservazione Cloud Teamsystem (CCT) è la soluzione ideale per gestire i processi di conservazione a norma dei documenti informatici, in conformità alla normativa vigente nel tempo. CCT è accreditato presso l'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID), con lo scopo di garantire i livelli più elevati in termini di qualità e sicurezza nello svolgimento del processo di conservazione.

 

Le funzionalità e i vantaggi di CCT

 

Processo di conservazione: il servizio CCT consente di delegare il processo di conservazione a TeamSystem e di conservare tutti i documenti digitali della tua azienda a norma di legge (fatture, registri e dichiarazioni IVA, DDT, messaggi PEC ecc).

Gestione multi-utente e multi-azienda: il software di conservazione in cloud può venire utilizzato da più utenti anche contemporaneamente, grazie a una console semplice ed intuitiva. Ogni singolo account, inoltre, potrà gestire anche più aziende.

Servizio certificato AglD: i tuoi dati sono sempre sicuri e protetti. Il servizio di CCT è accreditato AglD e dotato delle certificazioni ISO/IEC 27001:2013 e UNI EN ISO 9001:2008.

Dati e documenti sempre accessibili: con CCT puoi accedere in qualsiasi momento ai documenti conservati per consultarli e scaricarli. Essendo un servizio in cloud, per accedere ti sono sufficienti le credenziali e la connessione alla rete.

Ricerca semplice ed intuitiva: potrai rendere la ricerca per tipologia documentale ancora più veloce, grazie alla funzionalità “filtro”, risparmiando così tempo per le consultazioni.

Firma digitale e marca temporale: TeamSystem si occupa di applicare la firma digitale e la marca temporale sui documenti che conservi.

Console di controllo per monitorare i documenti: ogni documento può essere monitorato tramite una semplice console di controllo, la quale ti permetterà di tenere traccia dell'intero processo, dall'invio del documento al servizio fino al suo scarto.

 

Contattaci per avere maggiori informazioni su CCT!

 

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