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La gestione documentale secondo KnosCome l'archiviazione elettronica dei documenti rende l'azienda leggera.
Ogni giorno, per qualunque attività, produciamo un gran numero di documenti di varia natura. Knos, la soluzione sviluppata da Italcom Spa e distribuita da Nordest Informatica srl, li gestisce tutti: documenti del ciclo attivo e passivo ma anche file di qualunque formato (Office, Cad, mail, fax, erp, immagini). Ma soprattutto con Knos la documentazione archiviata acquisisce una caratteristica fondamentale: l'unicità.
 Come vengono strutturate le informazioni? Il programma per la gestione documentale Knos provvede ad archiviare le informazioni in “fascicoli virtuali” detti pubblicazioni. Tutte le pubblicazio
Come viene alimentato l'archivio? Alimentazione da file system/desktop: specifici add-in di integrazione vi consentono di archiviare documenti a partire dal File System come allegato a pubblicazione già esistente oppure a nuova pubblicazione appositamente creata. Integrazione con scanner: con la gestione documentale di Knos potete utilizzare dispositivi di scannerizzazione che consentono l'archiviazione (in modalità semiautomatica) di file in qualsiasi formato. E' possibile inoltre acquisire in modalità completamente automatica un file risultato dalla scansione realizzata da scanner dotati di interfaccia twain; i file risultati dalla scansione automatica vengono automaticamente trasformati dal sistema in formato pdf. Knos consente di acquisire documenti cartacei tramite l'utilizzo del codice a barre; a questo proposito si veda la pagina dedicata all'acquisizione ottica. Come si realizza l'integrazione con il mondo Office e Outlook? Con un semplice click sull'apposita icona: potete archiviare automaticamente il file partire da MS Word, MS Excel e MS Power Point; quanto alla gestione dei documenti, li potete archiviare sia come allegato a pubblicazione già esistente che come nuova pubblicazione appositamente creata. Successivamente Knos richiederà la compilazione degli attributi di catalogazione; è possibile inoltre utilizzare specifici modelli di archiviazione per indirizzare correttamente i documenti quanto a ubicazione, parametri di catalogazione e stato. Non solo: con lo stesso meccanismo potete archiviare e-mail a partire da MS Outolook. E' possibile archiviare automaticamente il messaggio di interesse come nuova pubblicazione, sempre compilando alcuni attributi di catalogazione, mentre altri (es. mittente/destinatario, oggetto ecc…) saranno automaticamente desunti dall'e-mail medesima. L'impiego di specificimodelli di archiviazione consentedi indirizzare correttamente i messaggi di posta elettronica quanto a ubicazione, parametri di catalogazione e stato.
Knos permette di automatizzare la gestione dell'iter documentale relativo ad un determinato processo. Come si relaziona con il mio software gestionale? Il sistema di archiviazione può accogliere anche documenti tipicamente gestiti dall'ERP aziendale, in questo modo resi disponibili anche agli addetti che non hanno accesso al sistema gestionale. Specifici add-in di integrazione consentono di archiviare automaticamente documenti contabili e/o fiscali che risulterebbero utili, in formato pdf, all'interno dell'archivio. L'impiego di specificimodelli di archiviazione consente di indirizzare correttamente i documenti quanto a ubicazione, parametri di catalogazione e stato. La gestione documentale di KnoS 2.0 Enterprise prevede molteplici modalità di accesso alle informazioni: )
modalità di ricerca. Potete effettuare una ricerca tradizionale attraverso molteplici filtri: attributi (come "tipologia documento") o stato (“in redazione”, “abrogata"...) per esempio. E' presente la ricerca full text, con la possibilità di esplorare il contenuto testuale dei file allegati. Infine, con il sistema di gestione documentale di Knos, potete eseguire una ricerca per parole chiave: infatti ad ogni pubblicazione possono essere associate parole-chiave che ne descrivono il contenuto, ma che non sono comprese nei tradizionali attributi – ad esempio nell'oggetto – o non sono presenti nel testo dei documenti allegati; in questo modo effettuate ricerche secondo prospettive più flessibili. Le parole-chiave sono inoltre incrociabili, come criteri di ricerca, con gli attributi, consentendo all'utente la predisposizione di filtri altamente selettivi. Ogni utente potrà quindi liberamente percorrere la base di conoscenza, risalendo le catene di link inseriti nelle pubblicazioni medesime.
Inoltre….
Ogni utente ha la garanzia di avere sottomano l'informazione “giusta”: la gestione documenti di Knos prevedel'accesso tramite login e password cosicché ognuno di voi di possa vedere solo le informazioni dipropria pertinenza. Il profilo di accesso determina inoltre le possibilità operative assegnate dal sistema ad ogni singolo utente: sarà possibile decidere chi potrà archiviare documentazione, chi potrà renderla effettivamente pubblica, chi potrà assegnare permessi operativi. Il tempo risparmiato nel reperimento della documentazione è uno dei principali vantaggi della gestione documentale. Tale risparmio "temporale" si traduce anche in un evidente risparmio economico: per valutare a quanto ammonta, visita la pagina dedicata al calcolo dei costi della gestione cartacea.
Dare il giusto valore a quello chefai, essere sicuro di trovare quello che ti serve; per lavorare meglio. Vedi anche:
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