Chi cerca trova ... ma quanto spende?

Un'idea per calcolare i costi di ricerca documentale.

Nordest Informatica ha elaborato una semplice applicazione messa a disposizione sul sito di Knos (www.documentaleknos.it): qualunque azienda potrà ottenere una stima dei costi sostenuti per lo svolgimento di attività di ricerca (e archiviazione) di documenti cartacei. Si tratta infatti di attività “normali” e quotidiane i cui costi per il sistema azienda vengono frequentemente sottovalutati.

La celebre e citata ricerca in materia (il "Primo Osservatorio sul Documento Digitale" di Infocamere e Netconsulting) ha evidenziato diverse inefficienze nella gestione documentale tradizionale, caratterizzata da un elevato peso del documento cartaceo e dalla gestione manuale dello stesso, relative alla possibilità di perdita, all'errata archiviazione, alle difficoltà di ricerca dei documenti; secondo tale ricerca queste inefficienze si traducono in costi che arrivano a pesare tra il 3 e il 5% del PIL.

Senza pretese di concorrenza con ricerche svolte con scientificità e ad ampio raggio come quella citata, Nordest Informatica ha voluto provare a fornire un veloce strumento di calcolo dei costi di ricerca documentale, partendo dal presupposto che tali costi siano legati al tempo impiegato dal personale per queste operazioni, rapportato ovviamente al numero di documenti gestiti e all'entità delle loro duplicazioni; il calcolo si basa su valori che Nordest Informatica ha desunto dall'osservazione della propria realtà quotidiana, generalizzati con buon senso alla tipica media azienda oltre che su dati che chi utilizzerà l'applicazione fornirà di sua iniziativa. Focalizzandosi sulla sola ricerca e archiviazione di documenti (procedure la cui digitalizzazione è vantaggiosa per qualsiasi azienda a differenza della conservazione sostitutiva a norma, la cui introduzione deve essere più attentamente valutata a seconda del contesto), lo scopo dell'applicazione è aiutare le aziende a farsi un'idea più concreta di cosa significhi gestire manualmente la documentazione e comprendere quindi i vantaggi della gestione elettronica.

E' possibile accedere allo strumento visitando la pagina "Calcola i Costi" del sito www.documentaleknos.it.

Richiedi info

Stampa pagina