Logistica di magazzino è il termine che racchiude a cappello tutte le attività e i processi che un’azienda adotta per conservare e gestire le merci: movimentazione, stoccaggio e prelievo. Il magazzino è quindi il perno attorno a cui ruotano diversi processi aziendali.
Eppure, in controtendenza rispetto agli altri paesi dell’Unione Europea, in Italia sono ancora tante le aziende che gestiscono la logistica di magazzino tramite l’utilizzo, spesso manuale, di software generici come i fogli di calcolo, che sono soggetti ad ampi margini di errore. Fra gli errori più comuni, per esempio, ricordiamo:
- i problemi legati all’attività di data entry, che può portare errori di battitura;
- la mancata condivisione dei documenti;
- l’impossibilità di avere a disposizione una situazione aggiornata in tempo reale con la conseguente impossibilità di una gestione integrata di tutto il ciclo logistico/produttivo aziendale.
Errori che, a cascata, si traducono in costi per l’azienda.
In questo articolo, vediamo quindi come ottimizzare la logistica, anche grazie all’introduzione di software per la gestione del magazzino.
Informatizzare la logistica di magazzino: un cambiamento dettato dai tempi
A partire dal 2008 – anno della prima crisi che ha interessato i mercati mondiali a livello globale -, si è verificata una sostanziale diversificazione delle strategie per la velocizzazione dei tempi e la riduzione dei costi in azienda.
Fra gli approcci utilizzati, l’ottimizzazione della logistica di magazzino – nel senso più esteso della supply chain (in italiano “catena di fornitura”) – riveste un ruolo di primo piano. Infatti è uno degli elementi strategici su cui un’impresa può agire per ridurre i costi operativi e mantenere alto il servizio. Fra le soluzioni normalmente utilizzate ricordiamo, per esempio: la massimizzazione degli spazi in cui vengono stoccate le merci, l’uso più efficiente dei mezzi di movimentazione, una più efficace regolazione dei flussi di merci in ingresso e in uscita.
In questo contesto, la corretta implementazione di strumenti informatici è fra le soluzioni più efficaci che un’impresa può adottare per creare valore e migliorare le performance aziendali. Infatti, un software che garantisce una gestione integrata e in tempo reale con tutto il ciclo produttivo aziendale – compresa la gestione del magazzino – consente all’impresa di avere sotto controllo l’intero processo e di intervenire tempestivamente in caso di problemi.
La scelta della strategia di ottimizzazione migliore per l’azienda però dovrà tenere conto della funzione che la logistica ricopre nell’organizzazione e dell’approccio utilizzato per l’analisi della gestione del magazzino: Just In Time, a scorta con punto di riordino e con l’applicazione del principio di Pareto. Vediamo di cosa si tratta.
L’importanza del magazzino in base alla sua funzione in azienda
L’importanza della logistica di magazzino è strettamente legata alla funzione che questo ha all’interno dell’impresa e assume più o meno importanza rispetto a:
- utenze (clienti interni come la produzione o i montaggi, clienti esterni come il retail, le filiali, l’estero e la GDO)
- esigenze specifiche di mercato (una logistica di magazzino di qualità è indispensabile dove vengono richiesti livelli di servizio rapidi come in aziende commerciali o di distribuzione)
- posizione nella supply chain (prodotti finiti, materie prime, materiali di consumo)
Fatta questa premessa, l’altro elemento da considerare è la tecnica utilizzata in azienda per analizzare quest’area dell’organizzazione.
L’analisi per la gestione della logistica di magazzino
È noto che la gestione del magazzino è uno dei costi nascosti più difficili da analizzare e, soprattutto, da contenere. Esistono tuttavia nuove tecniche che hanno permesso di trovare una soluzione adeguata per ogni situazione.
Just In Time
JIT (Just In Time) è la tecnica per la logistica di magazzino maggiormente utilizzata per la gestione degli articoli più costosi e con più basso indice di rotazione, per evitare che questi rimangano nel magazzino aziendale inutilizzati e incorrano in rischi di obsolescenza o danni per mancato utilizzo.
A scorta con punto di riordino
È la tecnica utilizzata tradizionalmente per gli articoli ad alta rotazione ma dal basso costo, che potrebbero risultare estremamente critici per la gestione aziendale. Immaginiamo, per esempio, un’azienda meccanica di assemblaggio, che si trova all’improvviso senza viti perché si è verificato un consumo imprevisto e inaspettato. In questi casi, tutta l’attività produttiva di solito, si ferma. La semplice assenza di un articolo determina il blocco della produzione. In situazioni come questa, i costi di stock out sono più elevati dei risparmi che si possono ottenere con l’applicazione delle tecniche JIT, dunque la tecnica a scorta con punto di riordino risulta più efficace.
Applicazione del principio di Pareto (legge 80/20)
Il principio di Pareto, conosciuto anche come legge 80/20, è il principio secondo cui l’80% degli effetti dipende dal 20% delle cause. Applicato alla logistica di magazzino, permette di selezionare gli articoli su cui focalizzare la propria attenzione, definendo le classi degli articoli in base alla loro criticità e individuando le zone di allocazione all’interno del magazzino. In questo modo è possibile ottimizzare anche i tempi del “picking” (prelievo).
Consigli pratici per una gestione della logistica di magazzino efficiente
Come abbiamo visto, ogni azienda, in base alle sue caratteristiche e al settore in cui opera, ha un’organizzazione diversa della logistica di magazzino.
Possiamo però tracciare alcune linee guida valide universalmente.
1 – Progettare un layout del magazzino chiaro e ordinato, per una gestione a 360°
Il primo aspetto da considerare – e uno dei più complessi – è la progettazione e la distribuzione dello spazio in magazzino. Per una logistica efficiente, infatti, occorre progettare un layout che tenga conto di tutto ciò che abbiamo stoccato e non solo. Più nello specifico bisogna considerare:
- la grandezza del magazzino e lo spazio di stoccaggio a disposizione;
- i flussi di merci in entrata e uscita dal magazzino e i relativi turnover;
- quali attività svolgerà nello specifico il personale e le qualifiche di ognuno di loro;
- la tipologia di merce da stoccare;
- l’utilizzo di un gestionale ERP o un software di gestione della logistica di magazzino;
- i mezzi di movimentazione e i sistemi di stoccaggio già in uso.
Presa visione di questi aspetti, è importante verificare inoltre che:
- Siano garantiti spazi di manovra che permettano a personale e macchine di muoversi comodamente e senza pericoli; e che le scaffalature e i ripiani siano costantemente monitorati garantendo la stabilità dello stoccaggio delle merci e degli imballi.
- Il magazzino sia diviso in zone ben definite (ricevimento, spedizioni, semilavorati, minuterie, prodotto finito…), che la cartellonistica e i segnali di sicurezza siano ben visibili e conformi alla legge, contrassegnando – tramite l’applicazione di un’etichetta o di un cartellone – tutte le corsie, i ripiani, i macchinari esattamente come riportato nel proprio software per la gestione della logistica di magazzino.
- Tutto sia pulito e in ordine, perché un ambiente salubre, ordinato e pulito non solo spinge a continuare a mantenere gli spazi nelle stesse condizioni, ma riduce il rischio di eventuali infortuni e permette al personale e ai mezzi di movimentazione magazzino una maggior libertà nei movimenti.
- Lo stoccaggio merci magazzino sia sempre fatto con ordine, garantendo continuità e stabilità (non stoccare mai in altro posto che non sia esattamente quello previsto) e che vengano adottati mezzi di precisione (bilance, calibri etc) possibilmente integrati con il software di gestione logistica di magazzino.
- Vengano utilizzati mezzi di acquisizione automatici.
A proposito di quest’ultimo punto, a titolo puramente esplicativo, ricordiamo che il tempo di inserimento manuale di un intero codice a barre di un certo numero di cifre è sicuramente molto più dispendioso, in termini di tempo, di un’acquisizione tramite pistole laser, scanner o penne ottiche, senza considerare l’azzeramento del possibile errore umano nella digitazione.
2 – Gestire efficacemente i sistemi di stoccaggio e la movimentazione delle merci o material handling
Con il termine material handling, o movimentazione delle merci, si intende la gestione delle attività relative al trasporto dentro al magazzino, alla preparazione e allo stoccaggio degli articoli.
La movimentazione delle merci è un altro fattore importante da considerare nell’ottimizzazione della logistica di magazzino, perché si basa sull’attività congiunta tra il personale, i mezzi e i sistemi di stoccaggio.
Infatti, la quantità e la tipologia dei mezzi di movimentazione ha ripercussioni dirette sia sull’operato che sul rendimento degli addetti. La scelta tra un mezzo controllato manualmente – come un carrello elevatore, per esempio – e un sistema automatico controllato da un software, può ripercuotersi sulla gestione intera del magazzino. È necessario quindi:
- Assicurarsi che i mezzi, gli utensili e gli attrezzi siano in buono stato d’uso.
- Effettuare regolarmente la revisione e la manutenzione dei mezzi rispettando i tempi indicati: il buonsenso induce a ravvicinare i tempi di revisione e manutenzione quando i mezzi non sono del tutto nuovi o sono vetusti ma comunque utilizzabili.
- Movimentare le merci con i mezzi consigliati o ritenuti più idonei allo scopo.
3 – Ottimizzare picking e preparazione degli ordini
Il prelievo della merce (picking) e la preparazione degli ordini sono parte integrante dell’ottimizzazione del magazzino.
Il picking coinvolge sia il personale che i mezzi di movimentazione delle merci ed è una delle operazioni a più alto tasso di errore. Per questo motivo è fondamentale investire sulla formazione del personale e su soluzioni tecnologiche che siano di aiuto nello svolgimento delle operazioni da compiere.
4 – Aumentare la sicurezza in magazzino
Ogni giorno il personale in magazzino e le merci sono soggetti a rischi che è bene non sottovalutare. È dunque necessario lavorare sulla prevenzione, sulla formazione e sull’adozione di sistemi di sicurezza e di controllo.
In particolare, ricordiamo alcuni importanti accorgimenti:
- Per il personale logistico, è necessario valutare ogni possibile rischio, installare i sistemi di sicurezza più consoni e formare gli operatori su come mettere in atto le norme di sicurezza.
- Per le merci è importante verificare che la segnaletica di magazzino sia chiara e precisa, in modo da evitare incidenti che possano danneggiare la merce stoccata o essere un rischio per la salute dei lavoratori.
5 – Individuare e formare il personale di magazzino
Poter contare su personale motivato è uno dei fattori trainanti di una logistica di magazzino efficiente. In parallelo, garantire ai collaboratori un comfort sul lavoro elevato è doveroso. Ecco quindi alcuni consigli per gestire questi aspetti:
- Individuare le persone con una più elevata attitudine e preparazione allo svolgimento delle mansioni in grado di garantire precisione e velocità.
- Garantire una formazione adeguata e continua.
- Responsabilizzare il personale affinché prenda consapevolezza dell’importanza dei compiti assegnati e di eventuali danni economici, strutturali e ritardi che una mancanza può comportare.
- Lavorare di squadra, perché la logistica di magazzino può essere concettualmente quanto più vicina alla perfezione quanto nulla, se il personale adibito non è parte integrante di un meccanismo ben oleato.
- Stabilire modelli e istruzioni di facile comprensione, perché l’improvvisa mancanza di personale per malattia, infortunio o licenziamento deve permettere a una nuova risorsa di poter apprendere velocemente, garantendo la dovuta continuità.
- Monitorare i propri tempi di esecuzione e riportarli fedelmente all’interno di un software per la gestione del magazzino.
Infine, ricordiamo che il dialogo con colleghi e responsabili è fondamentale per condividere punti di vista e critiche che potrebbero migliorare la sicurezza, ridurre i tempi o più semplicemente rendere più agevole lo svolgimento di una determinata operazione.
6 – Ottimizzare la gestione dei flussi
Un altro aspetto indispensabile da curare per ottimizzare la logistica di magazzino è la gestione dei flussi, assicurandosi di:
- Seguire una procedura per inventario di magazzino a cadenze regolari e frequenti, riportando eventuali differenze.
- Verificare attentamente le quantità e il contenuto prima di firmare l’accettazione della merce consegna. Un’incauta accettazione di una consegna non conforme può esporre l’azienda a danni che vanno a ripercuotersi su tutta la supply chain, oltre a causare un danno patrimoniale.
- Assicurarsi che la merce in uscita abbia l’idonea etichettatura, l’imballo e il relativo documento di trasporto previsto (fattura, DDT…).
- Attenersi scrupolosamente agli ordini di lavoro (comunemente dette “comande”) che dovrebbero essere predisposte inserendo tutte le informazioni di cui il personale di magazzino ha bisogno per la corretta evasione nel minor tempo.
- Coordinare i corrieri, i trasportatori e gli spedizionieri secondo il proprio programma lavorativo, la disponibilità di personale e spazi evitando picchi o sovrapposizioni.
7 – Adottare un software per la gestione della logistica di magazzino
Ultimo, ma non meno importante, per ridurre al minimo il rischio di errore, ottimizzare tempi e costi, è consigliabile utilizzare un software per la gestione del magazzino che abbia una serie di caratteristiche ben precise:
- struttura modulare (funzioni base, opzionali e moduli di ampliamento);
- possibilità di parametrizzazione sulla base delle esigenze della singola azienda e integrazione perfetta con i processi di logistica di magazzino;
- completezza e facilità d’uso: il software dovrebbe essere quanto più completo e al servizio dell’utente, semplificandone e rendendone comprensibili i processi e i documenti;
- “aperto” alle innovazioni: per esempio, le etichette sono il modo ancora più diffuso per indentificare un prodotto dall’imballo, non è però da trascurare un altro metodo, cioè il RFID (radio frequency identification, in italiano identificazione a radiofrequenza).
La soluzione che suggeriamo ai nostri clienti è RightStore il software per ottimizzare la logistica di magazzino, un programma semplice e facilmente integrabile con la maggior parte degli ERP.
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